Privacyverklaring de Beeldbeheerder

Laatst bijgewerkt: 2 oktober 2026

Bij de Beeldbeheerder draait alles om foto's. Dat zijn persoonlijke gegevens en soms heel persoonlijke herinneringen. Daarom vinden we het belangrijk dat duidelijk is welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, welke partijen daarbij betrokken zijn en welke keuzes je zelf hebt.

Beeldbeheerder is gevestigd in Den Haag en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64328325. In deze privacyverklaring noemen we deze organisatie verder de Beeldbeheerder.

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via welkom@beeldbeheerder.nl.

1. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe je de Beeldbeheerder gebruikt.

Wanneer je onze website bezoekt, je voorinschrijft, een gratis archiefscan aanvraagt, klant wordt of de Beeldbeheerder gebruikt, kunnen we onder andere de volgende gegevens verwerken:

• je naam
• je e-mailadres
• je telefoonnummer
• gegevens die je invult bij je voorinschrijving, archiefscan of intake
• informatie over de omvang en samenstelling van je fotoarchief
• informatie over de locaties waar je foto's staan en waar je ze wilt laten organiseren
• gegevens die nodig zijn om toegang te krijgen tot de afgesproken cloudomgevingen
• technische gegevens die nodig zijn om je foto's te verwerken
• metadata van foto's, zoals bestandsnaam, bestandsgrootte, bestandsidentificatie en beschikbare datumgegevens
• informatie over de keuzes die je in je persoonlijke dashboard maakt
• regels en voorkeuren die de Beeldbeheerder tijdens het proces van jou leert
• technische loggegevens over de verwerking en verplaatsing van bestanden
• gegevens over het gebruik van onze website en advertenties, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven

Wanneer je deelneemt als testklant kunnen we daarnaast je feedback, evaluatie, interview en, wanneer daarover afspraken zijn gemaakt, een geschreven of video testimonial verwerken.

2. Waarom verwerken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor een duidelijk doel.

We gebruiken persoonsgegevens om:

• een voorinschrijving of aanvraag te verwerken
• contact met je op te nemen over je aanvraag of dienstverlening
• een gratis archiefscan uit te voeren
• te bepalen hoe groot en complex je fotoarchief is
• vooraf een passende vaste prijs voor het traject te bepalen
• je fotoarchief in te richten en te organiseren
• foto's te analyseren, classificeren en naar de afgesproken locaties te routeren
• dubbele en bijna dubbele beelden te herkennen
• beelden die mogelijk niet bewaard hoeven te worden apart te zetten
• privé, zakelijke en andere categorieën foto's waar nodig van elkaar te onderscheiden
• beelden zoveel mogelijk logisch bij elkaar te brengen op basis van beschikbare informatie en context
• jouw persoonlijke voorkeuren te leren
• twijfelgevallen aan jou voor te leggen
• je dashboard te laten functioneren
• uitgevoerde verplaatsingen en beslissingen te registreren
• je archief na oplevering te blijven beheren wanneer je daarvoor kiest
• onze dienstverlening technisch te beveiligen en verbeteren
• aanvragen en klantrelaties administratief af te handelen
• met jouw toestemming de werking van onze advertenties te meten

3. Op welke grondslag verwerken we persoonsgegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om een overeenkomst met je uit te voeren of om stappen te nemen voordat een overeenkomst tot stand komt, omdat we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld bij beveiliging en een goede bedrijfsvoering, of omdat je ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

Voor tracking via de Meta Pixel vragen we vooraf toestemming. Trackingpixels vallen onder de regels voor volgtechnieken en mogen niet al worden geladen voordat daarvoor toestemming is gegeven.

4. Hoe verwerkt de Beeldbeheerder je foto's?

BeeldBeheerder heeft geen eigen fotoarchief en geen eigen opslag voor jouw beelden. Je foto's staan in jouw eigen Dropbox, OneDrive of Google Drive, en ze blijven daar. Wij maken daar geen kopie van en zetten er niets van over naar onszelf. Wat wij doen is bestanden binnen jouw eigen opslag naar een andere map verplaatsen. Een verkleinde versie van een beeld gaat tijdelijk langs de analyse en wordt daarna niet als archief bewaard; wat er wel blijft staan is beschreven in paragraaf 9.

Je foto's blijven zoveel mogelijk in je eigen cloudomgeving.

De Beeldbeheerder is geen aparte fotocloud waarin je complete fotoarchief wordt opgeslagen. De dienst krijgt toegang tot de bronlocaties die je met ons afspreekt en organiseert de foto's naar de afgesproken doellocatie of doellocaties.

Dat kan bijvoorbeeld een omgeving bij Dropbox, Microsoft OneDrive of Google Drive zijn, afhankelijk van de mogelijkheden die op dat moment door de Beeldbeheerder worden ondersteund.

Om je foto's te kunnen verwerken analyseren we technische informatie over bestanden en, waar nodig, de inhoud van beelden.

We proberen daarbij zo min mogelijk gegevens buiten je eigen cloudomgeving te verwerken.

5. Wat gebeurt er technisch met een foto?

Waar mogelijk gebruiken we eerst metadata die al door de cloudprovider beschikbaar wordt gesteld.

Wanneer bepaalde informatie, zoals de oorspronkelijke opnamedatum, daar niet betrouwbaar uit kan worden afgeleid, kan het nodig zijn om technische informatie uit het fotobestand zelf uit te lezen. Het uitgangspunt voor de commerciële versie van de Beeldbeheerder is daarbij dat alleen het noodzakelijke deel van het bestand wordt opgehaald wanneer dat technisch mogelijk is.

Voor de inhoudelijke analyse kan een verkleinde versie van een beeld worden gemaakt en aan onze AI leverancier worden aangeboden. Hiervoor gebruiken we een thumbnail van maximaal 640 bij 480 pixels.

Het originele fotobestand wordt daardoor niet aangepast.

Wanneer de Beeldbeheerder een origineel bestand binnen je cloudomgeving verplaatst, blijft het originele bestand behouden. We comprimeren de originele foto niet opnieuw en wijzigen de inhoud van het bestand niet.

6. Gebruik van kunstmatige intelligentie

De Beeldbeheerder gebruikt kunstmatige intelligentie om foto's te analyseren en te helpen bepalen welke beelden bij elkaar horen en waar ze waarschijnlijk thuishoren.

Voor deze analyse maken we gebruik van de API van OpenAI.

Aan OpenAI wordt voor een beeldanalyse een verkleinde afbeelding aangeboden met de instructies die nodig zijn om het beeld te beoordelen. We sturen daarbij niet bewust je naam, e-mailadres, telefoonnummer, cloudpad of klantnaam mee.

De AI kan bijvoorbeeld een categorie, beschrijving, waarschijnlijkheid en mogelijke samenhang met andere beelden bepalen.

De Beeldbeheerder gebruikt op dit moment geen gezichtsherkenning om personen te identificeren. We maken ook geen database met gezichtsprofielen van jou, je gezin of andere personen op je foto's.

Gegevens die via de OpenAI API worden verwerkt, worden volgens OpenAI standaard niet gebruikt om hun modellen te trainen, tenzij een klant daar expliciet voor kiest. Bij de standaard API configuratie kunnen gegevens in beveiligingslogs maximaal 30 dagen worden bewaard, behoudens uitzonderingen zoals wettelijke verplichtingen.

De Beeldbeheerder gebruikt op dit moment nog niet voor alle verwerking Zero Data Retention of Europese dataresidentie van OpenAI. OpenAI biedt deze mogelijkheden voor daarvoor geschikte API configuraties.

7. Je persoonlijke dashboard

Sommige keuzes kan de Beeldbeheerder niet betrouwbaar voor je maken. Die worden aan je voorgelegd in je persoonlijke dashboard.

Daar kun je bijvoorbeeld aangeven waar beelden thuishoren, welke beelden je wilt bewaren of welke voorgestelde indeling bij jou past.

Waar mogelijk tonen we meerdere beelden tegelijk in contactvellen. Zo hoef je niet ieder beeld afzonderlijk te beoordelen.

De keuzes die je maakt kunnen worden gebruikt om de Beeldbeheerder jouw persoonlijke voorkeuren beter te laten begrijpen.

8. De Beeldbeheerder verwijdert nooit foto's definitief

De Beeldbeheerder verwijdert nooit foto's definitief.

Beelden die als verwijderkandidaat worden aangemerkt, worden verplaatst naar een aparte map in je eigen doellocatie: Beeldbeheerder prullenbak.

Je kunt deze beelden zelf controleren en bepaalt uiteindelijk zelf of en wanneer ze definitief worden verwijderd.

9. Welke gegevens bewaren we zelf?

Voor de werking van de Beeldbeheerder gebruiken we een beveiligde databaseomgeving bij Supabase.

Daar kunnen onder andere worden opgeslagen:

• technische bestandsidentificaties
• beschikbare metadata
• resultaten van AI analyses
• je instellingen
• je persoonlijke regels en voorkeuren
• statusinformatie over de verwerking
• informatie over uitgevoerde verplaatsingen
• technische logs
• beveiligde toegangstokens voor gekoppelde cloudomgevingen

Je originele foto's worden niet als fotoarchief in deze database opgeslagen.

De Supabase-databaseomgeving voor de Beeldbeheerder is ingericht in de regio Frankfurt, Duitsland.

10. Toegang tot je cloudomgeving

Om foto's namens jou te kunnen verwerken heeft de Beeldbeheerder toegang nodig tot de cloudomgeving of cloudomgevingen die je aan de dienst koppelt.

Daarvoor gebruiken we waar mogelijk OAuth. Dat betekent dat je je wachtwoord van bijvoorbeeld Dropbox, Microsoft of Google niet aan de Beeldbeheerder hoeft te geven.

Welke toegang vragen we precies bij Dropbox

Bij het koppelen vraagt BeeldBeheerder vier rechten, en niet meer:

We vragen geen recht om bestandsgegevens te wijzigen, geen recht om te delen, geen recht op bestandsverzoeken en geen recht op teambeheer. Het schrijfrecht gebruiken we uitsluitend om te verplaatsen en om mappen aan te maken; zie paragraaf 8 over verwijderen.

Welke toegang vragen we bij Microsoft OneDrive

Bij het koppelen van OneDrive vraagt BeeldBeheerder drie rechten:

Deze toegang geldt ook voor bestanden die anderen met je gedeeld hebben. BeeldBeheerder werkt alleen in de mappen die jij aanwijst. Een gedeelde map wordt alleen gelezen: daarin verplaatsen of verwijderen we niets. We vragen geen toegang tot je mail, agenda, contactpersonen of Teams.

Je toegang zelf weer intrekken

Je kunt de koppeling op elk moment zelf verbreken, zonder ons erbij. Bij Dropbox gaat dat via je eigen accountinstellingen onder gekoppelde apps. Bij Microsoft en Google werkt dat op dezelfde manier via de beveiligingsinstellingen van je account. Vanaf dat moment kan BeeldBeheerder niets meer in je archief, ook niet lezen. Wat er al verplaatst was blijft staan waar het staat, want dat zijn jouw bestanden op jouw eigen opslag. Wat wij daarna nog bewaren staat in paragraaf 12.

De toegang die we ontvangen wordt beveiligd opgeslagen.

Wanneer automatische verwerking actief is, gebruikt de Beeldbeheerder deze toegang om nieuwe of bestaande bestanden volgens de afgesproken instellingen te verwerken.

11. Wat gebeurt er wanneer de verwerking stopt?

Wanneer je na de inbegrepen periode niet kiest voor doorlopend automatisch beheer, stopt de automatische verwerking van nieuwe foto's.

Nieuwe beelden in je bronlocaties blijven dan ongemoeid.

Je dashboard kan daarna nog maximaal drie maanden beschikbaar blijven om openstaande keuzes af te ronden. Zolang dit nodig is, kan ook de technische toegang tot je cloudomgeving behouden blijven zodat de benodigde thumbnails en contactvellen kunnen worden getoond en jouw resterende keuzes kunnen worden uitgevoerd.

Wanneer je eerder klaar bent en je dashboard wordt gesloten, kan deze toegang eerder worden ingetrokken.

Uiterlijk na deze periode wordt de cloudtoegang voor deze functie ingetrokken.

Beelden waarover je op dat moment nog geen keuze hebt gemaakt, kunnen worden samengebracht in een map Nog te beoordelen in je eigen archief.

12. Gegevens die we bewaren om later opnieuw te kunnen starten

Na het sluiten van je dashboard kunnen we gedurende maximaal twaalf maanden een beperkte set gegevens bewaren waarmee de Beeldbeheerder bij een eventuele herstart zoveel mogelijk verder kan gaan waar je was gebleven.

Het uitgangspunt is dat we hiervoor alleen bewaren wat daarvoor noodzakelijk is, zoals:

• jouw geleerde persoonlijke regels
• relevante instellingen
• identificatiegegevens waarmee we kunnen herkennen welke bestanden al zijn verwerkt
• een technische hash van verwerkte bestanden
• de datum waarop een bestand is verwerkt

We bewaren hiervoor geen kopie van je foto.

Ook bewaren we hiervoor geen uitgebreidere inhoudelijke informatie over een foto wanneer die voor dit doel niet noodzakelijk is.

Wanneer je binnen deze periode opnieuw start, kunnen deze gegevens worden gebruikt om nieuwe en nog niet verwerkte foto's te herkennen en de eerder geleerde regels opnieuw toe te passen.

Na twaalf maanden verwijderen we deze gegevens, tenzij er een andere geldige reden bestaat om ze langer te bewaren. We kunnen je vooraf één keer informeren dat deze termijn afloopt en je de keuze geven om opnieuw te starten.

13. Logboek en oplevering

Tijdens de verwerking houden we bij welke relevante handelingen zijn uitgevoerd.

Bij het afsluiten van het traject kan je eigen archief onder andere bestaan uit je georganiseerde fotoarchief, de Beeldbeheerder prullenbak, eventueel de map Nog te beoordelen en een leesbaar overzicht van uitgevoerde verplaatsingen.

Technische informatie kan waar nodig ook in een gangbaar bestandsformaat beschikbaar worden gemaakt.

14. Website, voorinschrijving en gratis archiefscan

Wanneer je je via beeldbeheerder.nl voorinschrijft of een gratis archiefscan aanvraagt, verwerken we de gegevens die je zelf invult.

Voorinschrijvingen via deze website worden opgeslagen in de Supabase-databaseomgeving van de Beeldbeheerder in Frankfurt, Duitsland. Na het opslaan sturen we de ingevulde gegevens ook naar Make voor de opvolging van je aanvraag.

Dat kunnen onder andere je naam, e-mailadres, mobiele telefoonnummer, een indicatie van het aantal foto's, de locaties waar je foto's staan en informatie over je gewenste archief zijn.

We gebruiken deze gegevens om je aanvraag af te handelen, de archiefscan uit te voeren, contact met je op te nemen en, wanneer je dat wilt, een aanbod voor de dienstverlening te doen.

Een voorinschrijving of gratis archiefscan verplicht je niet om klant te worden.

15. WhatsApp

Wanneer je daarvoor afzonderlijk toestemming geeft, mogen we je via WhatsApp benaderen over je voorinschrijving, de gratis archiefscan en het starten met de Beeldbeheerder.

Deze toestemming staat los van je voorinschrijving. Je hoeft geen toestemming voor WhatsApp te geven om je te kunnen voorinschrijven.

Je kunt deze toestemming altijd weer intrekken, bijvoorbeeld door dit in WhatsApp aan ons te laten weten.

Voor communicatie via WhatsApp worden gegevens verwerkt door WhatsApp en Meta volgens hun eigen voorwaarden en privacybeleid.

16. Meta Pixel en advertenties

Op beeldbeheerder.nl gebruiken we de Meta Pixel van de eigen Beeldbeheerder dataset met ID 1717530582663771.

Deze pixel wordt pas geladen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven door op Alles toestaan te klikken.

Na toestemming gebruiken we de pixel om paginaweergaven en een voltooide voorinschrijving te meten. Daarmee kunnen we beoordelen of onze advertenties op Facebook en Instagram effectief zijn.

Via deze gebeurtenissen sturen we geen naam, e-mailadres, telefoonnummer of ingevulde formulierantwoorden naar Meta.

Meta ontvangt bij gebruik van de pixel wel technische en gebruiksgegevens die bij deze trackingtechniek horen en kan deze gegevens volgens zijn eigen privacybeleid verwerken.

Er is momenteel geen Conversions API en geen automatische geavanceerde matching ingesteld.

Je kunt de website normaal gebruiken wanneer je de Meta Pixel weigert. Dit sluit aan bij de eisen van de Autoriteit Persoonsgegevens voor trackingtechnieken.

Je kunt een eerder gemaakte keuze later wijzigen via Cookieinstellingen in de footer van de website. Trek je je toestemming in, dan wordt de pixel bij volgende bezoeken niet meer geladen. Gegevens die Meta vóór het intrekken van je toestemming al heeft ontvangen, worden daardoor niet automatisch bij Meta verwijderd.

Meer informatie over hoe Meta persoonsgegevens verwerkt vind je in de privacyinformatie van Meta.

17. Cookies en vergelijkbare technieken

De website kan functionele technieken gebruiken die noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken. Daarvoor is niet altijd toestemming vereist.

Voor tracking en vergelijkbare technieken die niet noodzakelijk zijn, vragen we vooraf toestemming wanneer de wet dat vereist.

Je kunt tracking weigeren zonder dat je daardoor de normale website niet meer kunt gebruiken. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt trackingpixels expliciet als techniek waarvoor dezelfde toestemmingsregels gelden als voor trackingcookies.

Je kunt je keuze later aanpassen via Cookieinstellingen.

18. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening kunnen gegevens worden verwerkt door partijen die we technisch nodig hebben, waaronder:

• je gekozen cloudprovider, bijvoorbeeld Dropbox, Microsoft of Google
• Supabase voor database en technische infrastructuur
• OpenAI voor AI analyse van beelden
• Make voor het opvolgen van aanmeldingen via de website
• Meta wanneer je toestemming geeft voor de Meta Pixel of wanneer je via diensten van Meta met ons communiceert
• leveranciers die we gebruiken voor communicatie, automatisering, hosting, administratie of betalingsverwerking, voor zover dat voor hun taak noodzakelijk is

Waar nodig maken we met leveranciers afspraken over de bescherming van persoonsgegevens.

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, zorgen we voor een passende juridische basis voor die doorgifte, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, voor zover de AVG dit vereist.

19. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

De precieze termijn verschilt per soort gegeven.

Administratieve gegevens die onderdeel zijn van onze wettelijke administratie kunnen gedurende de wettelijke bewaartermijn worden bewaard.

Gegevens die nodig zijn voor een lopende dienstverlening bewaren we zolang de dienstverlening dit vereist.

Cloudtoegang die uitsluitend nodig is om een nog openstaand dashboard af te ronden, wordt maximaal drie maanden na het stoppen van de verwerking behouden en eerder ingetrokken wanneer die toegang niet meer nodig is.

De beperkte gegevens waarmee we een eventuele herstart kunnen ondersteunen, bewaren we maximaal twaalf maanden na het sluiten van het dashboard.

Voor gegevens bij externe leveranciers gelden daarnaast de toepasselijke bewaartermijnen van die leverancier. Voor de OpenAI API geldt bij de huidige standaardconfiguratie dat abuse monitoring logs maximaal 30 dagen kunnen worden bewaard, behoudens de door OpenAI genoemde uitzonderingen.

Voor trackingtechnieken controleren we afzonderlijk welke bewaartermijnen door de gebruikte techniek worden toegepast. De Autoriteit Persoonsgegevens verlangt dat bezoekers ook hierover worden geïnformeerd.

20. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongewenste wijziging.

Daarbij beperken we de gegevens die we verwerken zoveel mogelijk tot wat voor de betreffende functie noodzakelijk is.

Toegang tot gekoppelde cloudomgevingen wordt beveiligd. Waar mogelijk gebruiken we OAuth in plaats van wachtwoorden. Technische sleutels en tokens worden beveiligd opgeslagen.

Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, handelen we volgens de daarvoor geldende wettelijke verplichtingen.

21. Foto's van andere personen

In je fotoarchief kunnen ook foto's staan van gezinsleden, vrienden, collega's en andere personen.

De Beeldbeheerder verwerkt deze beelden uitsluitend om de dienst voor jou uit te voeren. We gebruiken de personen op deze foto's niet voor advertentiedoeleinden en bouwen geen gezichtsprofielen om hen te identificeren.

Wanneer je foto's aanlevert, ben je zelf verantwoordelijk voor het rechtmatig beschikbaar stellen van het materiaal voor de afgesproken dienstverlening.

22. Testklanten, interviews en testimonials

Wanneer je deelneemt aan een testtraject kunnen we je vragen actief mee te werken aan evaluatie en feedback.

Wanneer we een geschreven testimonial, video testimonial, interview, foto of ander herkenbaar materiaal voor promotionele doeleinden willen gebruiken, maken we daar vooraf duidelijke afspraken over.

Waar toestemming de grondslag voor publicatie is, kun je die toestemming voor toekomstig gebruik intrekken. Een intrekking maakt eerder rechtmatig gebruik niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

23. Jouw privacyrechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kun je ons vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens
• correctie van onjuiste gegevens
• verwijdering van persoonsgegevens
• beperking van een verwerking
• overdracht van daarvoor in aanmerking komende gegevens
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming intrekken.

We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen voordat we een verzoek uitvoeren.

Je kunt voor een privacyverzoek contact opnemen via welkom@beeldbeheerder.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

24. Wijzigingen in deze privacyverklaring

De Beeldbeheerder is in ontwikkeling. Daardoor kunnen onze dienstverlening en de technische inrichting veranderen.

Wanneer een wijziging gevolgen heeft voor de manier waarop we persoonsgegevens verwerken, passen we deze privacyverklaring aan.

Bovenaan deze pagina staat altijd de datum van de laatste wijziging.

25. Contact